Od czego zależy cena konferansjera
Na kwotę wpływa sześć rzeczy: czas pracy łącznie z próbą, stopień przygotowania scenariusza, termin, odległość od miasta wykonawcy, liczba punktów programu i to, czy prowadzenie jest w dwóch językach. Wykonawca podaje cenę dopiero po zobaczeniu agendy, więc porównuj wyłącznie oferty oparte na tym samym opisie wydarzenia.
Z czego składa się oferta konferansjera
- Czas pracy. Liczy się nie tylko godzina gali, ale też próba z techniką, obecność przed startem i czas do zakończenia ostatniego punktu.
- Scenariusz. Konferansjer, który pisze zapowiedzi i teksty, pracuje dłużej niż taki, który czyta materiały od organizatora.
- Rodzaj wydarzenia. Gala z kolacją i nagrodami, konferencja z panelami, jubileusz firmy i wydarzenie dla klientów to różne poziomy odpowiedzialności.
- Język. Prowadzenie po polsku i angielsku wymaga więcej przygotowania i zwykle podnosi wycenę.
- Termin. Grudzień, maj i wrzesień to szczyt, a wolne soboty znikają kilka tygodni wcześniej.
- Dojazd i nocleg. Przy wydarzeniu poza miastem wykonawcy dochodzi przejazd, a przy późnym zakończeniu nocleg.
Co najczęściej znika w tańszej ofercie
Tańsza oferta bywa pozbawiona próby, przygotowania scenariusza albo gotowości na zmiany w agendzie. Zapytaj wprost, czy prowadzący bierze udział w próbie technicznej, czy konsultuje kolejność punktów z Tobą i czy w cenie jest poprawka agendy w dniu wydarzenia. Sprawdź też, czy przy opóźnieniach przedłużenie czasu pracy jest płatne i według jakiej stawki.
Jak policzyć budżet na przykładzie gali
Załóżmy galę na 150 osób w piątek wieczorem, program od 18:00 do 23:00. Konferansjer jest na miejscu już na próbie o 16:00 i kończy po ostatnim punkcie, więc licz sześć do siedmiu godzin dyspozycyjności, nie pięć. Do tego dopisz przygotowanie scenariusza i ewentualny dojazd. Dopiero ta suma pozwala porównać ofertę z inną, w której podano tylko stawkę za program.
Konferansjer, wodzirej albo oba
Gdy firma chce uporządkować wystąpienia, nagrody i przejścia, wystarcza konferansjer. Różnice opisuje strona konferansjer na galę firmową. Gdy po części oficjalnej ma ruszyć zabawa, potrzebny jest wodzirej na imprezę firmową, a przy spotkaniu zespołu bez oficjalnej części wodzirej na integrację firmową. Połączenie obu ról w jednej osobie bywa tańsze niż dwie osoby, ale wymaga doświadczenia w obu stylach.
Co jeszcze wliczyć w budżet wydarzenia
Poza prowadzącym policz salę, catering, technikę i oprawę. Na gali czy konferencji często przydaje się obsługa gości przy wejściu i rejestracji, więc warto rozważyć hostessy na eventy i gale, które pracują według tej samej agendy co konferansjer. Ustal z wykonawcą zadatek i termin faktury z wyprzedzeniem, bo księgowość będzie tego wymagać.
Co wpisać w zapytaniu, żeby dostać konkretną cenę
Data i godzina startu, miasto i adres sali, liczba gości, rodzaj wydarzenia, agenda z godzinami, nazwiska prelegentów lub nagrodzonych, język prowadzenia, ograniczenia tematyczne i informacja o technice. Dopisz, czy zależy Ci na próbie i kto poprawia agendę w dniu wydarzenia. Taki brief daje wyceny, które da się zestawić obok siebie bez kolejnej rundy pytań.
Jak porównać oferty konferansjerów przez Smieszni
W Smieszni opisujesz wydarzenie raz: datę, miasto, liczbę gości, agendę i granice tematów. Dostajesz orientacyjną wycenę, a zapytanie trafia do konferansjerów z Twojego miasta. Odpowiedzi porównujesz według jednego opisu, więc różnice w cenie i zakresie łatwo zobaczyć. Dostępność i warunki rezerwacji potwierdzasz bezpośrednio z wybranym wykonawcą. Szersze zasady rozliczeń są w cenniku.
Ile godzin pracuje konferansjer na gali?
Najczęściej od pięciu do siedmiu godzin łącznie z próbą i czasem po ostatnim punkcie. Sam program na scenie trwa krócej. Dodatkowe godziny ustal w ofercie z góry.
Czy konferansjer pisze scenariusz?
Zależy od oferty. Część wykonawców przygotowuje zapowiedzi i teksty, część pracuje na materiałach organizatora. Zapytaj o to wprost, bo od tego zależy czas pracy i cena.
Kiedy zamówić konferansjera na imprezę firmową?
Na grudzień zapytaj w październiku lub listopadzie. Poza sezonem wystarczy zwykle kilka tygodni. Im wcześniej, tym większy wybór i łatwiej ustalić zakres.
Czy zapytanie jest rezerwacją?
Nie. Zapytanie służy sprawdzeniu dostępności, zakresu i ceny. Termin potwierdzasz z wykonawcą bezpośrednio.